スタッフのほぼ全員がLINEを使っている今、「シフト提出はLINEで」というお店は珍しくありません。 紙の希望表を回すより早いし、スタッフ側も出しやすい。ここまではいいことずくめです。
つまずくのは、受け取ったあとです。 トークに埋もれた希望を探し、誰が未提出かを指折り数え、Excelに書き写す——。 この記事では、LINEでシフト提出を受けるやり方を整理したうえで、受けたあとの集計までラクにする運用のコツを紹介します。
この記事でわかること
- LINEでシフト提出を受ける3つの方法と、それぞれの向き不向き
- そのまま使える提出依頼・リマインドの文面テンプレ
- トークで受けると集計が大変になる理由と、受け方を整えるコツ
LINEでシフト提出を受ける3つの方法
ひとくちに「LINEで提出」と言っても、受け方は大きく3つに分かれます。
| 受け方 | やり方 | 向いているお店 |
|---|---|---|
| グループトークで受ける | グループに「希望を返信してください」と流す | やりとりが少ないお店 |
| 個別トークで受ける | 1人ずつ個別に希望を送ってもらう | 希望を他の人に見せたくないお店 |
| フォームのリンクをLINEで送る | 入力フォームのURLをLINEで配り、そこに入力してもらう | 集計を自分でしたくないお店 |
グループトークは手軽ですが、希望が雑談に流されやすく、あとから探すのが大変です。 個別トークは流されにくいものの、人数分のトークを行き来して転記する手間が残ります。
3つめの「フォームのリンクをLINEで送る」は、連絡はLINE、入力は決まった場所という分け方です。 スタッフの使い勝手はそのままに、店長側の集計の手間だけを減らせるので、人数が増えてきたお店ほど効果があります。
そのまま使える提出依頼の文面テンプレ
どの受け方でも、依頼文に対象期間・締切・書き方の3点が入っていれば、聞き直しがぐっと減ります。 コピーして使える文例を用意しました。
募集開始のお知らせ（グループ向け）
【シフト希望のお願い】 7/16〜7/31のシフト希望を集めます。 ・締切：7/5（日）21時 ・書き方：「日付＋入れる時間」でお願いします（例：7/16 10:00-15:00） ・休み希望の日は「×」だけでOKです 締切までに、このトークへ返信してください🙏
締切前のリマインド（グループ向け）
【シフト希望 締切前日です】 明日7/5（日）21時が締切です。 まだの方は忘れずにお願いします！ 出したかどうか不安な方は、遠慮なく聞いてください。
未提出者への個別連絡
おつかれさまです！ 7/16〜のシフト希望がまだ届いていないようです。 もう送ってくれていたらすみません💦 難しければ「あとで出します」だけでも返信もらえると助かります。
ポイントは、締切を「◯日まで」ではなく曜日と時刻まで書くこと。 「日曜まで＝日曜の夜まで」と解釈がずれるのを防げます。
トークで受けるときに起きやすい3つの問題
文面を整えても、トークで受けている限り残る問題があります。
- 希望が流れる：雑談やスタンプで希望のメッセージが埋もれ、さかのぼって探すことになる
- 未提出が分からない：既読の数は分かっても「誰が」出していないかは、名簿と突き合わせないと分からない
- 転記でミスが出る：トークからExcelや紙に書き写すとき、変更後の希望を見落としたり、1人分抜けたりする
どれも、スタッフや店長の注意力の問題ではありません。 トークが「時系列で流れる場所」であって「一覧で管理する場所」ではないことが原因です。
受け方を整える3つのコツ
トーク運用のまま改善するなら、次の3つから始めるのがおすすめです。
- 書き方のフォーマットを固定する：「日付＋時間」など形式を1つに決め、依頼文に記入例を必ず添える
- 締切と催促のルールを決める：締切の前日に全体リマインド、締切後は未提出者にだけ個別連絡、と順番を固定する
- 提出場所を1つにする：グループと個別が混ざると探す場所が倍になるため、「希望はここに出す」と1か所に決める
この3つだけでも、探す時間と聞き直しはかなり減ります。 それでも、未提出の確認と転記だけは、トークで受けている限り毎回残ります。
フォーム提出に切り替えると、何が変わるか
そこで最初に紹介した3つめの方法、フォームのリンクをLINEで送る受け方です。
スタッフはLINEに届いたリンクを開いて入力するだけ。新しいアプリのインストールは必要ありません。
たとえばシフトリの場合、シフト募集を作るとスタッフごとの提出リンクが発行され、それを普段のLINEで送るだけで受付が始まります。
- 提出された希望は自動で一覧にまとまるので、転記が要らない
- 誰が未提出かが画面でひと目で分かる
- 未提出の人には自動でリマインドが届くので、個別の催促文を送らなくていい
スタッフ側はアプリのダウンロードもアカウント登録も不要なので、「新しいツールを入れて」と頼む気まずさもありません。 LINEを使っていないスタッフにはメールでリンクを送れます。
まとめ｜LINEは「連絡」に、提出は「1か所」に
LINEでシフト提出を受けること自体は、まったく悪い方法ではありません。 問題は、連絡と提出と集計が全部トークの中で混ざることです。
- 依頼文には対象期間・締切・書き方の3点を入れる
- 締切は曜日と時刻まで書く
- 提出場所を1か所に決める
まずはこの3つから。 そのうえで「未提出確認と転記から解放されたい」と感じたら、連絡はLINEのまま、提出だけフォームに切り替える方法を試してみてください。
