毎月のシフト作成に、何時間もかかっていませんか。 閉店後に居残って作る、家に持ち帰る、休みの日にパソコンを開く——「シフト作成が苦痛で、考え始めると気が重い」という声は、決して少なくありません。
つらさの正体は、才能やセンスの問題ではありません。 毎回まっさらな表を前に、どこから埋めるかを一から考え直していることが、いちばんの原因です。 この記事では、作成時間を減らすための「手順の型」を5ステップで紹介します。やることは、埋める順番を毎回同じにするだけです。
この記事でわかること
- シフト作成に時間がかかる本当の原因
- 必要人数→固定要素→希望の順で埋める「手順の型」5ステップ
- 来月の作成を軽くする、判断メモの残し方
なぜシフト作成はこんなに時間がかかるのか
時間がかかる人ほど、いきなり日付のマスを埋め始めています。 「月曜は誰を入れよう」「この人は土日が多いな」と、人と日を同時に考えるため、頭の中で何度も組み直すことになります。
時間が溶ける主な原因は、だいたい次の3つです。
- 必要人数が決まっていないまま、希望から埋め始める
- 毎回ゼロから考えるので、先月の判断が活かせない
- 埋めながら「足りない」「偏った」に気づき、何度も戻る
逆に言えば、埋める順番を固定して、考えることを一度に1つにするだけで、作成時間はかなり短くなります。
ステップ1：埋める前に「必要人数」を先に置く
最初にやるのは、希望を見ることではありません。 曜日・時間帯ごとに「最低何人いれば回るか」を先に置くことです。
| 曜日・時間帯 | 必要人数 | 必ず入れたい役割 |
|---|---|---|
| 平日ランチ | 3人 | レジが打てる人を1人 |
| 平日夜 | 2人 | 締め作業ができる人を1人 |
| 土日 | 4人 | 慣れた人を2人以上 |
この数字は毎月ほぼ同じはずなので、一度作れば次月から使い回せます。 枠が先にあると、あとは「この枠に誰を入れるか」だけを考えればよくなり、人と日を同時に悩まずに済みます。
ステップ2：動かせない「固定要素」を先に埋める
次に、希望ではなく毎回ほぼ決まっている要素から先に埋めます。 ここが埋まると、悩む対象がぐっと減ります。
- 毎週固定で入っているスタッフ（例：火・木は必ず出勤）
- 開店・締めなど、できる人が限られる作業
- 研修や発注など、特定の人しかできない時間帯
固定要素は「考えて決める」ものではなく「写すだけ」のものです。 先に写してしまえば、残りの空きマスだけに集中できます。
ステップ3：希望は「入れたい順」ではなく「埋まりにくい順」で当てる
空いた枠に希望を当てるときは、人気の枠からではなく埋まりにくい枠から先に当てます。
たとえば土曜の昼は希望が集まりやすいので後回しでも埋まります。 一方、平日の早朝や金曜の夜など、入れる人が少ない枠を後回しにすると、最後に「もう誰も残っていない」となりがちです。
順番はこうです。
- 入れる人が少ない枠（早朝・深夜・特定曜日）から埋める
- 次に、役割が必要な枠（レジ・締め）を埋める
- 最後に、希望が集まりやすい枠を埋める
「足りなくて困る枠」から先に手を打つと、あとから戻ってやり直す回数が減ります。
ステップ4：埋めながら直さない。「仮置き」してから見直す
作成が長引く人の多くは、1マス埋めるたびに全体を見て直しています。 これをやめて、まず最後まで仮置きしてから、通しで1回見直すだけで時間は変わります。
仮置きが終わったら、次の観点でまとめてチェックします。
- 必要人数に足りない枠はないか
- 新人だけになっている時間帯はないか
- 誰かに極端に偏っていないか
- 連勤や、遅番の翌日に早番が来ていないか
公平の確認をていねいにやりたいときは、シフトの偏り・不公平感をなくす組み方もあわせてどうぞ。 1マスずつ完璧にするより、仮置き→通し見直しの2段階にしたほうが、結果的に速くてミスも減ります。
ステップ5：判断を「メモ」に残して、来月の自分に渡す
最後に、今月の判断を一言メモに残します。 これが、来月ゼロから考え直す時間をなくす一番の近道です。
- 「金曜夜は新人を1人までにする」
- 「土日は早めに希望を締め切る」
- 「Aさんは月初に休みが偏りやすい」
こうしたメモがあると、来月は「先月のやり方」を土台にできます。 シフト作成がしんどいのは、毎回まっさらから始めるからです。 判断を残すほど、翌月の作成は軽くなっていきます。
手作業の限界と、まとめて減らす方法
ここまでの型で、作成時間はかなり減らせます。 ただ、毎月くり返すと次の作業はどうしても残り続けます。
- 集めた希望を表に写す
- 必要人数と見比べて過不足を確認する
- 偏りがないか目で追う
- 確定したシフトをスタッフへ送る
1回なら手作業でこなせても、毎月だとここがじわじわ効いてきます。
たとえばシフトリでは、集めた希望をそのまま画面で見ながらシフトを組めます。
- 誰がどの時間に入れるかを見比べながら調整できるので、「写す・見比べる」の往復が減る
- 確定後の共有まで同じ流れで扱えるので、「送る」の手間も残らない
- スタッフはLINEやメールで届いたリンクから提出するだけ。アプリも登録も不要です
今のやり方を全部変える必要はありません。 次の1か月だけ、希望回収から作成までを通して試すと、どこが楽になるか比べやすくなります。
まとめ｜順番を固定すれば、作成は速くなる
- 必要人数を先に置き、固定要素を先に写す
- 埋まりにくい枠から当て、仮置きしてから通しで見直す
- 判断をメモに残して、来月の自分に渡す
シフト作成に時間がかかるのは、毎回ゼロから、人と日を同時に考えているからです。 次のシフトから、この順番でやってみてください。 持ち帰りや閉店後の残業が、少しずつ短くなっていくはずです。
